Canon

QUY ĐỊNH VỀ HỆ THỐNG CẢNH BÁO HÀNH VI SAI PHẠM

CHƯƠNG 1: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Mục đích

Mục đích của quy định này là thực hiện quản lý tuân thủ bằng cách phát hiện và giải quyết các hành vi bất hợp pháp, các hành vi vi phạm đạo đức doanh nghiệp và việc tuân thủ, v.v. ngay từ giai đoạn đầu. Sau đó, chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống và quy định để phát hiện và sửa chữa các hành vi bất hợp pháp hoặc phi đạo đức (sau đây gọi là "hành vi sai pháp") hoặc nhân viên thực hiện các hành sai phạm tại nơi làm việc bằng cách nhận báo cáo từ nhân viên của chúng tôi và các đối tác kinh doanh liên quan đến các hành vi vi phạm được tìm thấy tại nơi làm việc của chúng tôi (sau đây gọi là "hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm").

Điều 2: Quyền hạn

Quy định này do Giám đốc Văn phòng Kiểm toán nội bộ soạn thảo (sau đây gọi là GM) và Tổng Giám Đốc (Sau đây gọi là GD) phê duyệt.

CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CẢNH BÁO HÀNH VI SAI PHẠM

Điều 3: Những người có thể sử dụng Hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm

Tất cả nhân viên của chúng tôi và nhân viên của các đối tác kinh doanh của chúng tôi, các bên liên quan đều có thể sử dụng Hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm .

Điều 4: Định nghĩa về cảnh báo hành vi sai phạm

Cảnh báo hành vi sai phạm nghĩa là người tố cáo, như được định nghĩa tại Điều 3, phát hiện và báo cáo về phán đoán của riêng họ, bất kỳ hành vi sai phạm nào đã hoặc được cho là đã được thực hiện bởi nhân viên của chúng tôi, tại nơi làm việc của chúng tôi hoặc tại các đối tác kinh doanh của chúng tôi.

Điều 5: Cơ chế liên lạc Hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm

Văn phòng Kiểm toán nội bộ là đầu mối tiếp nhận cảnh báo hành vi sai phạm qua địa chỉ e-mail chuyên dụng (whistle_blowing@cvn.com.vn), bằng văn bản (thư nội bộ hoặc thư), hoặc phỏng vấn.

Điều 6: Đối tượng của Hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm

1. Đối tượng của Hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm như sau:
1) Các hành vi bị nghi ngờ là bất hợp pháp.
2) Các hành vi bị nghi ngờ vi phạm “Quy tắc Ứng xử của Tập đoàn Canon”.
3) Các hành vi bị nghi ngờ vi phạm “Nội quy lao động”, các quy định và nội quy khác của công ty.
4) Các hành vi bị nghi ngờ vi phạm đạo đức và tuân thủ.
5) Các giao dịch bất hợp pháp hoặc các hành vi không công bằng như thông đồng, câu kết, chống lại các nhà thầu phụ, giao dịch nội gián, v.v.
6) Đăng tải bất chính bao gồm hành vi xuyên tạc trên trang web v.v...
7) Chiếm đoạt và sử dụng cá nhân tài sản của công ty và hạch toán không đúng đối với phí tiếp tân, v.v.
8) Quản lý thông tin trái phép như loại bỏ trái phép hoặc rò rỉ thông tin bí mật.
9) Thông đồng với các quan chức nhà nước và các đối tác kinh doanh.
10) Quấy rối.

2. Các vấn đề sau đây sẽ không được coi là đối tượng của hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm, cho dù có báo cáo cũng không điều tra, xử lý bằng hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm
1) Khiếu nại về việc thuyên chuyển và đánh giá nhân sự.
2) Khiếu nại cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới.
3) Mục đích làm hại người khác, chẳng hạn như thù oán cá nhân và vu khống.

Điều 7: Nhóm điều tra hành vi sai phạm và báo cáo điều tra

1. Hành vi sai phạm sẽ được xử lý theo "Quy trình đối ứng hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm" đính kèm.

2. Văn phòng Kiểm toán nội bộ sẽ tổ chức một nhóm điều tra có ít nhất hai thành viên và ngay lập tức bắt đầu một cuộc điều tra để xác nhận các sự kiện liên quan đến báo cáo của người tố giác.

3. GM của Văn phòng kiểm toán nội bộ, nếu cần, có thể yêu cầu sự hợp tác của người tố giác hoặc các bên thứ ba và thêm họ vào nhóm điều tra.

4. Nhóm điều tra có thể tiến hành điều tra bằng cách sử dụng các dịch vụ bên ngoài như các công ty luật.

5. Ngay sau khi kết quả điều tra được hoàn thiện, GM Văn phòng Kiểm toán Nội bộ sẽ báo cáo GD và cung cấp thông tin phản hồi cho người tố cáo trong phạm vi có thể.

6. Văn phòng Kiểm toán nội bộ có thể chấm dứt điều tra hoặc từ chối cung cấp thông tin phản hồi cho người tố cáo nếu người tố cáo không liên lạc được hoặc không hợp tác, hoặc vì bất kỳ lý do nào khác cản trở việc tiến hành điều tra.

Điều 8: Hành động sửa chữa

Theo kết quả điều tra, khi xác định được hành vi vi phạm mà người tố cáo tố cáo là đúng sự thật, tham khảo ý kiến của Tổng Giám đốc và các bên liên quan, GM của Văm phòng Kiểm toán Nội bộ sẽ tiến hành ngay các biện pháp cần thiết và thực hiện các biện pháp khắc phục và các biện pháp ngăn chặn tái diễn các hành vi vi phạm.

Điều 9: Hành động kỷ luật

Theo kết quả của cuộc điều tra, khi phát hiện ra rằng hành vi sai phạm mà người tố giác báo cáo là đúng sự thật và nhân viên của chúng tôi có liên quan đến những hành vi sai phạm đó do cố ý hoặc do sơ suất, nhân viên đó có thể bị xử lý theo quy định của theo “Nội quy lao động” của công ty.

Điều 10: Cấm đối xử bất lợi (Trả thù)

1. Công ty không được đối xử bất lợi với người tố cáo (trả thù) bằng cách sa thải hoặc các phương pháp khác.

2. Công ty phải thực hiện các biện pháp thích hợp để ngăn chặn việc xấu đi môi trường làm việc của người tố cáo. Nếu người tố cáo bị đe dọa, sách nhiễu hoặc bất kỳ hành vi bất lợi nào khác, công ty có thể xử lý kỷ luật người có hành vi đó theo “Nội quy lao động”.

Điều 11: Bảo mật thông tin tố giác

1. Tất cả các thông tin liên quan đến việc tố giác sẽ được coi là thông tin bí mật của công ty. Những thông tin bí mật đó sẽ không được tiết lộ, rò rỉ cho bên thứ ba trừ trường hợp được sử dụng cho mục đích điều tra hoặc khi cơ quan có thẩm quyền, cơ quan pháp luật yêu cầu xuất trình (trong trường hợp vi phạm pháp luật liên quan đến trách nhiệm hình sự).

2. Thông tin có thể được sử dụng để xác định người tố cáo không được tiết lộ cho bên thứ ba.

3. Khi sử dụng vào mục đích đào tạo cho nhân viên, phải xử lý thông tin để không thể đoán được người tố giác.

4. Văn phòng Kiểm toán Nội bộ có trách nhiệm quản lý các báo cáo về tài liệu tố giác và điều tra trong các thư mục hoặc trong các tủ có khóa mà chỉ GD và người phụ trách hệ thống tố giác mới có thể truy cập được.

Điều 12: Báo cáo Hội sở chính

Những báo cáo hành vi sai phạm mà Văn phòng Kiểm toán Nội bộ nhận được sẽ được báo cáo theo hướng dẫn của trụ sở chính. (Văn phòng Tuân thủ tại Trung tâm Pháp chế Toàn cầu của Canon Inc.).

CHƯƠNG 3: BỔ SUNG ĐIỀU KHOẢN

Điều 13: Thực thi

Quy định này sẽ có hiệu lực kể từ ngày GD ký ban hành.

Điều 14: Lịch sử sửa đổi ban hành

Quy định này được ban hành sửa đổi như sau.
・ Ngày ban hành là ngày 11 tháng 11 năm 2013
・ Sửa đổi vào ngày 10 tháng 9 năm 2022

Điều 15: Tài liệu đính kèm

Phụ lục "Quy trình đối ứng hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm"